Article de recherche
Cette étude décrit la mise en œuvre et l’évaluation d’un modèle logistique Supply–Processing–Distribution (SPD) géré par l’hôpital pour la gestion des consommables médicaux dans un département de stomatologie. Le flux de travail intégré SPD a amélioré la traçabilité des consommables, la gouvernance des stocks, l’efficacité de la livraison, la gestion de la charge de travail et la standardisation opérationnelle grâce à une coordination logistique numérique activée par code-barres.
Une gestion efficace des consommables médicaux est essentielle pour assurer la sécurité des patients, l’efficacité des flux de travail et la viabilité financière dans les milieux hospitaliers. Cependant, de nombreux départements continuent de s’appuyer sur des processus de coordination des inventaires décentralisés et papier, ce qui peut augmenter les erreurs de distribution, la charge administrative et les coûts d’inventaire. Cette étude a évalué la mise en œuvre d’un modèle de gestion logistique Approvisionnement–Traitement–Distribution (SPD) géré par l’hôpital dans le département de stomatologie d’un hôpital tertiaire. Un plan quasi-expérimental pré-post-post-modèle a été utilisé, incluant une période de référence de 6 mois (janvier–juin 2023) et une période post-mise en œuvre de 6 mois (juillet–décembre 2023). Le modèle SPD intégrait des armoires de stockage intelligentes compatibles avec code-barres, une gestion standardisée des consommables et des données maîtres, ainsi que la connectivité bidirectionnelle avec le système d’information hospitalier. Les principaux résultats opérationnels comprenaient le taux d’erreur de livraison, le temps de livraison, la charge de travail du personnel, la satisfaction du service et l’occupation du capital d’inventaire. Des analyses de régression multivariable et de séries temporelles interrompues ont été réalisées. Un total de 31 248 événements de distribution ont été évalués. Après la mise en œuvre du SPD, les taux d’erreur de livraison sont passés de 2,00 % à 0,50 %, et le temps moyen de livraison a été significativement réduit. La charge de travail du personnel a diminué, tandis que la satisfaction du service s’est améliorée après la mise en œuvre. L’occupation mensuelle du capital d’inventaire a également fortement diminué, avec des analyses de séries temporelles interrompues montrant des changements significatifs de niveau et de tendance après la mise en œuvre. La mise en œuvre du modèle SPD géré par l’hôpital a été associée à une amélioration de l’efficacité opérationnelle, à la traçabilité des consommables, à la standardisation des flux de travail et à la gestion des stocks au sein du département de stomatologie. Les résultats soutiennent la valeur potentielle des systèmes de gouvernance logistique intégrés numériquement pour optimiser la gestion des consommables hospitaliers et réduire les interruptions de flux de travail lors des opérations cliniques de routine.
Les consommables médicaux sont essentiels au fonctionnement hospitalier, et leur gestion efficace influence directement la sécurité des patients, la viabilité financière et l’efficacité des flux de travail cliniques. La gouvernance des stocks dans les chaînes d’approvisionnement hospitalières est intrinsèquement complexe en raison de la grande diversité des produits, de la demande fluctuante, des matériaux sensibles à l’expiration et de la supervisionréglementaire 1,2. Une gestion inadéquate des consommables peut contribuer à des pénuries de stock, des retards de livraison, une charge de travail manuelle accrue, l’obsolescence des stocks et des erreurs de documentation, qui peuvent tous nuire à la performance opérationnelle et à la continuité des soins cliniques.
Ces dernières années, les établissements de santé ont de plus en plus adopté des technologies numériques de chaîne d’approvisionnement pour améliorer la traçabilité des stocks, la responsabilité et l’efficacité opérationnelle. Les systèmes automatisés de distribution, le suivi compatible avec code-barres, l’identification par radiofréquence (RFID) et l’intégration avec les systèmes d’information hospitaliers (HIS) ont été associés à des améliorations de la fiabilité des flux de travail, de la traçabilité et des performances en gestiondes stocks 3,4. Cependant, de nombreuses études antérieures se sont principalement concentrées sur des technologies isolées de surveillance des stocks plutôt que sur des systèmes intégrés de gestion logistique. En revanche, les modèles logistiques Approvisionnement–Traitement–Distribution (SPD) représentent des cadres opérationnels plus larges qui combinent la coordination centralisée des consommables, la standardisation des flux de travail, la traçabilité numérique, la gouvernance du réapprovisionnement et l’intégration entre les processus cliniques et de gestion des approvisionnements. En conséquence, la présente étude va au-delà du suivi numérique conventionnel des inventaires en évaluant l’impact opérationnel concret d’un modèle logistique SPD intégré géré par l’hôpital au sein d’un service de stomatologie clinique.
Bien que la plupart des publications se soient concentrées sur les systèmes de gestion des médicaments, des approches similaires de gouvernance numérique pourraient également améliorer la gestion des consommables médicaux grâce à la capture en temps réel des transactions, à la gouvernance standardisée des données maîtresses et aux processus automatisés de rapprochement. Des études opérationnelles récentes ont indiqué que la numérisation des chaînes d’approvisionnement hospitalières pourrait améliorer la visibilité des stocks, réduire les gaspillages, renforcer la résilience opérationnelle et soutenir la maîtrise des coûts 2,5. De plus, l’intégration entre les systèmes d’inventaire au point de soins et les plateformes centralisées d’approvisionnement ou de gestion financière a été associée à une meilleure coordination des flux de matériaux et à une réduction de l’occupation du capitald’inventaire 1,2. Malgré un intérêt croissant pour la numérisation de la logistique en santé, relativement peu d’études empiriques ont évalué les systèmes SPD gérés par les hôpitaux pour la gestion des consommables dans des départements cliniques spécialisés tels que la stomatologie.
Le service de stomatologie a été choisi comme cadre de mise en œuvre car il présente des défis distincts en matière de gestion des consommables par rapport à de nombreuses autres unités hospitalières. Les activités cliniques quotidiennes impliquent une utilisation très fréquente de divers produits consommables, une distribution fréquente en petits lots, un renouvellement rapide des matériaux et des exigences strictes de traçabilité pour le contrôle des infections et la sécurité des procédures. Ces caractéristiques opérationnelles rendent les départements de stomatologie particulièrement adaptés à l’évaluation des systèmes intégrés de gestion logistique SPD.
Peu d’études antérieures ont combiné une évaluation opérationnelle quasi-expérimentale avec une analyse de séries temporelles interrompues pour évaluer les effets de la mise en œuvre du SPD sur la performance logistique du département. Par conséquent, la présente étude a évalué la mise en œuvre d’un modèle logistique SPD géré par un hôpital au sein du département de stomatologie d’un hôpital tertiaire. Il a été émis l’hypothèse que la mise en œuvre du SPD serait associée à une réduction des erreurs de livraison, à une amélioration de l’efficacité de la livraison, à une diminution de la charge de travail du personnel, à une meilleure satisfaction des services et à une diminution de l’occupation du capital de stock. En utilisant des périodes prédéfinies pré-post-comparaison et des analyses de régression multivariées et segmentées, cette étude visait à fournir des preuves opérationnelles reproductibles sur la gouvernance des consommables basées sur la SPD dans un environnement clinique réel.
Du point de vue de la gestion des opérations de santé, les systèmes SPD peuvent soutenir la coordination de la chaîne d’approvisionnement, la traçabilité des consommables, la standardisation des flux de travail et la gouvernance logistique numérique au sein des milieux hospitaliers. Des modèles intégrés de gestion logistique peuvent faciliter la surveillance en temps réel, des processus de réapprovisionnement standardisés et une meilleure coordination entre le personnel clinique et celui de gestion des approvisionnements. En conséquence, cette étude apporte des preuves pratiques à la littérature sur la gestion logistique hospitalière, l’amélioration de la qualité des soins de santé et la transformation numérique en évaluant l’impact opérationnel d’un modèle intégré de logistique SPD dans la pratique clinique courante. L’étude a principalement évalué les résultats de performance opérationnelle après la mise en œuvre du SPD tout en examinant le rôle de la gouvernance numérique et de la standardisation des flux de travail dans l’amélioration de l’efficacité de la gestion des consommables.
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1. Approbation éthique et conformité réglementaire
Cette étude a été menée dans le cadre d’une initiative hospitalière d’amélioration de la qualité et d’évaluation opérationnelle au sein du département de stomatologie de l’Hôpital populaire de Guigang. L’approbation éthique a été obtenue du Comité d’éthique de l’Hôpital populaire de Guigang (Approbation n° GGPH-2022-061 ; approuvé le 15 décembre 2022). Le comité d’éthique a approuvé l’analyse des données de distribution, de gestion des stocks et de systèmes logistiques extraites des systèmes d’information institutionnels. Comme aucune information identifiable des patients n’a été recueillie, le consentement éclairé des patients individuels a été renoncé. Les enquêtes sur la charge de travail du personnel et la satisfaction au service ont été menées volontairement et anonymement. La complétion du questionnaire était considérée comme un consentement implicite à la participation. Les réponses à l’enquête ont été agrégées avant l’analyse, et aucune information personnelle identifiable n’a été recueillie. Les questionnaires de charge de travail et de satisfaction ont été élaborés à l’aide d’indicateurs opérationnels de routine du département pour l’évaluation de la gestion des consommables. Les items du questionnaire ont été examinés par les superviseurs départementaux et testés par un pilote pour en vérifier leur clarté et leur faisabilité avant leur mise en œuvre. Les outils de recherche utilisés dans ce protocole sont listés dans le tableau des matériaux.
2. Conception de l’étude et cadre de reporting
Cette étude quasi-expérimentale monocentrique pré-post-post-production a évalué la mise en œuvre d’un modèle de gestion logistique Supply–Processing–Distribution (SPD) opéré par l’hôpital pour les consommables médicaux au sein du département de stomatologie de l’Hôpital populaire de Guigang (Guangxi, Chine). La période de pré-mise en œuvre s’est étendue du 1er janvier 2023 au 30 juin 2023, et la période post-mise en œuvre s’est étendue du 1er juillet 2023 au 31 décembre 2023. Le système SPD est devenu opérationnel le 1er juillet 2023. L’étude comprenait donc 52 semaines d’observation, comprenant 26 semaines avant la mise en œuvre et 26 semaines post-implantation.
Cette étude d’amélioration de la qualité a été rapportée conformémentaux directives 6 des Standards for Quality Improvement Reporting Excellence (SQUIRE 2.0) et, le cas échéant, aux recommandations STROBE (Strengthening the Reporting of Observational Studies inEpidemiology) 7. La régression segmentée en séries temporelles interrompues (ITS) a été préspécifiée pour les résultats avec agrégation mensuelle et observations longitudinales suffisantes (≥12 points temporels totaux)8. L’analyse ITS a été choisie parce que l’intervention a eu lieu à un point de mise en œuvre institutionnelle clairement défini et parce que la méthode est appropriée pour évaluer les interventions opérationnelles longitudinales dans des milieux de soins réels.
3. Cadre
L’étude a été menée au département de stomatologie d’un hôpital tertiaire avec environ 2 400 consultations externes et 180 interventions dentaires mineures par mois. Les consommables comprenaient des articles cliniques et procéduraux utilisés régulièrement par le système SPD pendant la période d’étude, notamment des matériaux dentaires jetables, des consommables diagnostiques, des articles de soutien au traitement et des consommables sensibles à la température nécessitant des conditions de stockage surveillées.
Avant la mise en œuvre du SPD, la gestion des consommables reposait sur un système d’information hospitalier (HIS) incomplet, des emplacements de stockage décentralisés, des procédures manuelles de réquisition, une réconciliation d’inventaire assistée par tableur, et des comptages périodiques d’inventaire effectués manuellement.
4. Intervention : modèle logistique SPD géré par l’hôpital
L’intervention consistait en la mise en œuvre d’un modèle de gestion logistique SPD géré par l’hôpital, intégrant une infrastructure logicielle, des systèmes matériels compatibles avec code-barres et des flux de travail de gouvernance opérationnelle.
Une équipe de mise en œuvre du SPD a été constituée, composée d’un chef de projet, de deux agents d’approvisionnement, de deux responsables d’entrepôt, d’un ingénieur en technologies de l’information et d’un superviseur qualité. Des paramètres standardisés des données maîtresses de l’article — y compris des identifiants uniques, des informations fournisseurs, les prix, les exigences de stockage, les paramètres d’expiration et le codage des codes-barres — étaient configurés au sein de la plateforme SPD.
La synchronisation bidirectionnelle entre le système SPD et le HIS a été mise en œuvre pour permettre la synchronisation en temps réel des réquisitions, des enregistrements de mouvements d’inventaire, de la documentation de distribution et de la réconciliation de la facturation.
Des armoires de stockage intelligentes compatibles avec code-barres ont été installées dans les zones cliniques pour permettre une réduction automatisée des stocks lors de la distribution des consommables. Le personnel concerné a reçu une formation standardisée sur les flux de travail avant la mise en œuvre. La conformité aux flux de travail SPD était surveillée par une supervision départementale de routine et des procédures de traçabilité basées sur le système.
Les consommables sensibles à la température étaient stockés dans des unités de réfrigération surveillées conformément aux exigences de stockage institutionnelles. Les températures de réfrigération étaient régulièrement surveillées pour maintenir les plages de stockage recommandées, et les écarts étaient gérés conformément aux protocoles de gouvernance des consommables départementaux.
Le contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) a été mis en place pour restreindre l’accès au système SPD au personnel autorisé. Avant l’activation du système, deux tests de simulation à cycle complet ont été réalisés, incluant la soumission de la réquisition, la réception des stocks, la distribution des consommables, la réconciliation de la facturation et les retours d’articles. Tout le personnel a reçu une formation spécifique à chaque rôle avant la mise en service du système. Des briefings opérationnels quotidiens ont été organisés durant les deux premières semaines suivant la mise en œuvre afin de traiter des problèmes techniques et de flux de travail.
Pour cette étude, l’erreur de livraison a été définie comme toute différence entre les consommables demandés et livrés, y compris les incompatibilités de quantité, de spécification ou de type d’article. L’utilisation irrationnelle fait référence à une utilisation de consommables incompatible avec les normes de consommation départementales ou les indications cliniques. Les incidents d’intégrité comprenaient des emballages compromis, une documentation incomplète et des défaillances de la traçabilité des consommables. Les anomalies de distribution étaient définies comme des irrégularités durant le processus de distribution, incluant des éléments incompatibles, des éléments manquants ou des divergences de documentation.
5. Sources de données et critères d’éligibilité
La charge de travail du personnel et la satisfaction au service ont été évaluées à l’aide d’enquêtes hebdomadaires administrées à tout le personnel impliqué dans la gestion des consommables au sein du Département de stomatologie (N = 18). Des enquêtes ont été menées tout au long de la période d’observation de 52 semaines.
Le nombre maximal d’observations d’enquête était de 468 par période d’étude (18 membres du personnel × 26 semaines). Lors de la phase de pré-mise en œuvre, 448 questionnaires sur 468 ont été remplis (95,7 %), contre 452 questionnaires sur 468 (96,6 %) lors de la phase post-mise en œuvre.
La charge de travail du personnel était évaluée à l’aide de journaux de temps hebdomadaires structurés documentant les heures consacrées à des activités liées aux consommables, y compris la préparation des réquisitions, la réception des stocks, la conciliation manuelle, la gestion de l’expiration et la documentation administrative. La charge de travail hebdomadaire était calculée comme le nombre moyen d’heures par semaine pour le personnel intervenant.
Le taux d’erreur de livraison a été calculé à l’aide de l’équation suivante :
Taux d’erreur de livraison ( %) = (nombre d’événements de distribution erronés ÷ nombre total d’événements de distribution) × 100
La satisfaction du service a été évaluée à l’aide d’un questionnaire de cinq items noté sur une échelle de 0 à 100, qui évaluait la rapidité de livraison, la précision de la distribution, la disponibilité des produits, la commodité du flux de requisition et la satisfaction globale de la gestion des consommables. Les scores hebdomadaires de satisfaction étaient calculés comme la moyenne des items complétés.
Comme des mesures répétées ont été obtenues auprès du même personnel, la charge de travail et les résultats de satisfaction ont été agrégés au niveau hebdomadaire avant analyse statistique afin d’éviter de considérer les réponses répétées comme des observations indépendantes.
6. Analyse statistique
Toutes les analyses statistiques ont été réalisées à l’aide du logiciel R (version 4.3.1). Les variables continues ont été rapportées comme moyenne ± écart-type ou médiane et interquartile, selon le cas. Les variables catégorielles ont été résumées à l’aide de fréquences et de pourcentages.
Lorsque les hypothèses de normalité étaient satisfaites, des tests t appariés étaient utilisés pour comparer les résultats continus avant et après la mise en œuvre. Sinon, des tests de grades signés Wilcoxon étaient appliqués. Des tests z à deux proportions ou tests exacts de Fisher ont été utilisés pour les résultats proportionnels, selon le nombre de cellules attendu.
Des analyses de régression multivariées étaient pré-spécifiées pour ajuster les variables de confusion potentielles. Des modèles de régression linéaire ont été utilisés pour évaluer le temps moyen de livraison hebdomadaire, avec le statut de mise en œuvre comme variable indépendante principale, et le volume de consommables hebdomadaires ainsi que la fréquence des visites cliniques inclus comme covariables. Des modèles de régression logistique ont été utilisés pour évaluer les événements d’erreur de livraison, en ajustant l’état de la mise en œuvre, le volume hebdomadaire des consommables et la catégorie d’articles. Des rapports de cotes ajustés (OR) et des intervalles de confiance (IC) à 95 % ont été rapportés.
Pour les résultats avec agrégation mensuelle et suffisamment de points temporels, une analyse de régression segmentée en série temporelle interrompue a été réalisée à l’aide du modèle suivant :
Yt = β0 + β1(Timet) + β2(Interventiont) + β3(Time After Interventiont) + εt
Où Yt représente le résultat au point temporel t ; Le timet représente la séquence temporelle continue ; Interventiont représente les périodes de pré-implémentation (0) et post-implémentation (1) ; Le temps après l’intervention représente le temps écoulé après la mise en œuvre de la DPS ; et εt représente le terme d’erreur.
L’autocorrélation a été évaluée à l’aide de la statistique de Durbin–Watson, et des erreurs standard de Newey–West ont été appliquées lors de la détection d’une autocorrélation. La signification statistique a été définie comme une valeur p à deux faces < 0,05. Pour les analyses de régression segmentées, des coefficients de régression (β), des erreurs standard (SE) et des intervalles de confiance (IC) à 95 % ont été rapportés à la fois pour les changements immédiats de niveau (β2) et les variations de pente post-intervention (β3).
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Activité d’étude et volume
L’activité clinique est restée stable tout au long de la période d’étude, ce qui suggère que les changements opérationnels observés étaient peu susceptibles d’être attribuables à des différences dans le volume de patients. Des enquêtes hebdomadaires ont été menées auprès de 18 membres du personnel impliqués dans la gestion des consommables. Sur les 468 questionnaires possibles par période d’étude, 448 ont été remplis lors de la phase de pré-...
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Dans cette évaluation quasi-expérimentale à centre unique, la mise en œuvre d’un modèle de gestion logistique Supply–Processing–Distribution (SPD) géré par l’hôpital a été associée à des améliorations significatives de la performance en gestion des consommables au sein du département de stomatologie. Après la mise en œuvre, les taux d’erreur de livraison ont considérablement diminué, le temps de livraison a été réduit, la charge de travail du personnel associée à la gestion des consommab...
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Les auteurs déclarent qu’ils n’ont aucun intérêt financier concurrent ni conflit d’intérêts liés à cette étude.
Contribution de l’auteur :
Yaoling Li : Conceptualisation, curation des données, analyse formelle, rédaction – préparation du brouillon original.
Yucheng Liang : Logiciels, curation de données, intégration des systèmes d’information, rédaction – relecture et édition.
Zhen Han : Conceptualisation, méthodologie, administration de projet, supervision, rédaction – revue et édition.
Xiang Luo : Ressources, Validation, Écriture – revue et édition.
Chunqin Jiang : Enquête, collecte de données, rédaction – revue et édition.
Fumei Li : Enquête, collecte de données, rédaction – révision et édition.
Li Huang : Enquête, collecte de données, rédaction – revue et édition.
Zhijian Gao : Conceptualisation, acquisition de financement, supervision, rédaction – revue et édition.
Les auteurs remercient sincèrement le personnel du département de stomatologie de l’Hôpital populaire de Guigang pour leur participation et leur soutien opérationnel lors de la mise en œuvre du système logistique-gestion du SPD.
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| Nom | Entreprise | Numéro de catalogue | Commentaires |
|---|---|---|---|
| Scanner de code-barres | Zebra Technologies | DS2208 | Utilisé pour scanner les codes-barres des articles lors de la distribution et de la réconciliation des stocks |
| Station de travail informatique | Lenovo | ThinkCentre M720 | Utilisée pour l'accès au système SPD, la saisie de données et la surveillance |
| Système d'information hospitalier (HIS) | Département des technologies de l'information de l'hôpital | N/A | Intégré à la plateforme SPD pour la synchronisation bidirectionnelle des demandes, de la facturation et des données d'inventaire |
| Réfrigérateur de qualité médicale | Haier Biomedical | HYC-390 | Réfrigérateur à surveillance de température pour le stockage des consommables médicaux sensibles à la température |
| Logiciel statistique R | R Foundation for Statistical Computing | Version 4.3.1 | Utilisé pour l'analyse statistique, y compris la régression et l'analyse de séries chronologiques interrompues |
| Armoire de rangement intelligente | HoloTech Medical Systems | SC-200 | Armoire à codes-barres utilisée pour le stockage aux points de soins et la déduction automatique des stocks |
| Plateforme logicielle de gestion logistique SPD | Département des technologies de l'information de l'hôpital | N/A | Logiciel utilisé pour la gestion des stocks, le traitement des demandes et l'enregistrement des transactions de distribution |
| Questionnaire d'enquête sur la charge de travail et la satisfaction du personnel | Département de stomatologie | N/A | Instrument d'enquête hebdomadaire utilisé pour collecter les heures de charge de travail et les scores de satisfaction du personnel |
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