9.2: עקרונות פעילות הבקרה הפנימית

פעילויות בקרה פנימית מהוות את עמוד השדרה התפעולי של מאמצי החברה להגן על נכסים, לשפר את הדיוק הפיננסי ולהפחית את הסבירות לטעויות או הונאה. פעילויות אלה מתרגמות יעדי בקרה רחבים לפרקטיקות ספציפיות הניתנות לפעולה התומכות ביושרה היומיומית בתהליכים עסקיים. ששת העקרונות של פעילויות הבקרה הפנימית, כפי שמודגשים במסגרת COSO ותקני חשבונאות מוכרים, ממלאים תפקיד חיוני בבניית מערכות חזקות.

עקרונות מפתח של פעילויות בקרה פנימית

הקמת אחריות מקצה משימות ספציפיות לחברי צוות בודדים כדי להפחית עסקאות לא מורשות ולשפר את האחריות.

הפרדת תפקידים מחלקת את האחריות בין העובדים כך שאף אדם לא מטפל בכל ההיבטים של עסקה פיננסית, וממזערת את הסיכון להונאה או טעות.

נהלי תיעוד מבטיחים רשומות עסקאות ברורות ועקביות באמצעות שימוש בכלים כמו חשבוניות מכירה ממוספרות מראש התומכות בדיוק וביכולת ביקורת.

בקרות פיזיות מגנות על נכסים באמצעות אחסון מאובטח, גישה מוגבלת ופעילויות אימות קבועות כגון ספירת מזומנים.

אימות פנימי עצמאי כולל בדיקות תקופתיות על ידי אנשי צוות שאינם מעורבים בתהליך העסקה המקורי כדי לזהות אי התאמות ולהבטיח שלמות פרוצדורלית.

בקרות משאבי אנוש כוללות בדיקות רקע, ראיונות מובנים ונהלי אימות במהלך הגיוס. למרות שבדיקות רקע מציעות תובנות שימושיות, הן אינן חסינות מטעויות ויש להשלים אותן באמצעי סינון נוספים.

דוגמה יישומית והקשר רחב יותר
עקרונות אלה עולים בקנה אחד עם הסטנדרטים של מועצת הפיקוח על חשבונאות החברות הציבוריות (PCAOB) וועדת הארגונים המממנים של ועדת טרדווי (COSO). ב-DailyMart, חנות קמעונאית, נוהלי בקרה פנימיים משולבים בתפעול: עובד יחיד מאשר החזרים כספיים, חובות עיבוד ורישום תשלומים מופרדות, עסקאות נרשמות באמצעות חשבוניות ממוספרות מראש, מזומנים מאוחסנים בכספות עם ספירה קבועה, ומנהלים מבצעים אימותים עצמאיים. תהליכי גיוס משלבים בדיקות מרובות כדי להעריך את התאמת המועמדים. שיטות אלה עוזרות ל-DailyMart לשמור על אמינות פיננסית ולהפחית סיכונים תפעוליים.

פעילויות בקרה פנימית עוזרות לחברות לשמור על רשומות מדויקות ולצמצם הונאות. בקרות פנימיות נשלטות באופן נרחב על ידי שישה עקרונות.

קחו למשל את DailyMart כחנות קמעונאית.

על פי העיקרון הראשון של קביעת האחריות, המשימות מוקצות לאנשים ספציפיים, כאשר רק איש צוות אחד צריך לאשר החזרים כדי למנוע טעויות.

העיקרון השני הוא הפרדת תפקידים, שבה לעובדים מוטלות משימות נפרדות כדי להפחית את הסיכון להונאה, כמו שאדם שמעבד תשלומים לא צריך להיות אחראי לרישום שלהם.

העיקרון השלישי הוא הליכי תיעוד. ב-DailyMart, חשבוניות המכירה ממוספרות, מה שמבטיח שכל העסקאות נרשמות.

הרביעי הוא בקרות פיזיות. DailyMart מאחסן את המזומנים שלו בכספות וסופר אותו באופן קבוע.

החמישי הוא אימות פנימי עצמאי, שבו מנהל שאינו מעורב בפעילות היומיומית משווה יומני מכירות לקבלות.

בקרות משאבי אנוש, העיקרון השישי, כוללות בדיקות רקע וראיונות, המסייעים לחשוף מידע חשוב על עובדים פוטנציאליים.

עקרונות אלה יוצרים מערכת חזקה ב-DailyMart, המבטיחה אמינות פיננסית והפחתת סיכונים.