$$\rightleftharpoonup{xx}$$
$$\longleftharp{xx}$$,
$$\longrightharp{xx}$$,
1. Approvazione etica e conformità normativa
Questo studio è stato condotto come iniziativa ospedaliera di miglioramento della qualità e valutazione operativa all'interno del Dipartimento di Stomatologia del Guigang People's Hospital. L'approvazione etica è stata ottenuta dal Comitato Etico dell'Ospedale Popolare di Guigang (Approvazione n. GGPH-2022-061; approvato il 15 dicembre 2022). Il comitato etico ha approvato l'analisi dei dati di dispensazione, gestione dell'inventario e logistica estratti dai sistemi informativi istituzionali. Poiché non sono state raccolte informazioni identificabili sui pazienti, è stato rinunciato al consenso informato dei singoli pazienti. Le indagini sul carico di lavoro del personale e sulla soddisfazione del servizio sono state condotte volontariamente e in modo anonimo. Il completamento del questionario è stato considerato un consenso implicito alla partecipazione. Le risposte al sondaggio sono state aggregate prima dell'analisi e non sono state raccolte informazioni personali identificabili. I questionari sul carico di lavoro e sulla soddisfazione sono stati sviluppati utilizzando indicatori operativi di routine per la valutazione della gestione dei consumabili. Gli item del questionario sono stati esaminati dai supervisori dipartimentali e testati in fase pilota per chiarezza e fattibilità prima dell'implementazione. Gli strumenti di ricerca utilizzati in questo protocollo sono elencati nella Tabella dei Materiali.
2. Struttura dello studio e struttura di rendicontazione
Questo studio quasi-sperimentale pre-post a centro singolo ha valutato l'implementazione di un modello di gestione logistica SPD (Supply–Processing–Distribution) gestito dall'ospedale per consumabili medici nel Dipartimento di Stomatologia dell'Ospedale Popolare di Guigang (Guangxi, Cina). Il periodo pre-implementazione si è esteso dal 1° gennaio 2023 al 30 giugno 2023, mentre il periodo post-implementazione si è esteso dal 1° luglio 2023 al 31 dicembre 2023. Il sistema SPD è diventato operativo il 1° luglio 2023. Lo studio ha quindi incluso 52 settimane di osservazione, comprendendo 26 settimane pre-implementazione e 26 settimane post-implementazione.
Questo studio di miglioramento della qualità è stato riportato secondo le linee guida degli Standard per l'Eccellenza nella Segnalazione del Miglioramento della Qualità (SQUIRE 2.0)6 e, dove applicabile, secondo le raccomandazioni STROBE (Strengthening the Reporting of Observational Studies inEpidemiology) 7. La regressione segmentata a serie temporali interrotte (ITS) è stata predefinita per gli esiti con aggregazione mensile e osservazioni longitudinali sufficienti (≥12 punti temporali totali)8. L'analisi ITS è stata scelta perché l'intervento è avvenuto in un punto di implementazione istituzionale chiaramente definito e perché il metodo è appropriato per valutare interventi operativi longitudinali in contesti sanitari reali.
3. Ambientazione
Lo studio è stato condotto nel Dipartimento di Stomatologia di un ospedale terziario con circa 2.400 visite ambulatoriali e 180 interventi dentali minori al mese. I consumabili includevano articoli clinici e procedurali utilizzati di routine gestiti tramite il sistema SPD durante il periodo dello studio, tra cui materiali dentali usa e getta, consumabili diagnostici, articoli di supporto al trattamento e consumabili sensibili alla temperatura che richiedono condizioni di conservazione monitorate.
Prima dell'implementazione della SPD, la gestione dei consumabili si basava su un sistema informativo ospedaliero (HIS) incompleto, sedi di stoccare decentralizzate, procedure manuali di richiesta, riconciliazione dell'inventario assistita da fogli di calcolo e conteggi periodici manuali.
4. Intervento: modello logistico SPD gestito dall'ospedale
L'intervento consisteva nell'implementazione di un modello SPD di gestione logistica gestito dall'ospedale che integrava infrastrutture software, sistemi hardware abilitati a codici a barre e flussi di lavoro di governance operativa.
Fu istituito un team di implementazione SPD, composto da un responsabile di progetto, due ufficiali approvvigionamento, due responsabili di magazzino, un ingegnere informatico e un supervisore della qualità. Parametri standardizzati dei dati principali dell'articolo—inclusi identificatori unici, informazioni sui fornitori, prezzi, requisiti di archiviazione, parametri di scadenza e codifica del codice a barre—sono stati configurati all'interno della piattaforma SPD.
La sincronizzazione bidirezionale tra il sistema SPD e l'HIS è stata implementata per consentire la sincronizzazione in tempo reale delle richieste, dei record dei movimenti dell'inventario, della documentazione di distribuzione e della riconciliazione della fatturazione.
Armadietti intelligenti di stoccaggio abilitati a codice a barre sono stati installati nelle aree cliniche per supportare la riduzione automatica delle scorte durante la distribuzione dei consumabili. Il personale rilevante ha ricevuto una formazione standardizzata sul flusso di lavoro prima dell'implementazione. La conformità ai flussi di lavoro SPD veniva monitorata tramite supervisione dipartimentale di routine e procedure di tracciabilità basate su sistemi.
I consumabili sensibili alla temperatura venivano conservati in unità di refrigerazione monitorate in conformità con i requisiti di stoccaggio istituzionale. Le temperature di refrigerazione venivano monitorate regolarmente per mantenere gli intervalli di stoccaggio raccomandati, e le deviazioni venivano gestite in conformità con i protocolli di governance dei consumabili dipartimentali.
Il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) è stato implementato per limitare l'accesso al sistema SPD al personale autorizzato. Prima dell'attivazione del sistema, sono stati condotti due test di simulazione a ciclo completo, tra cui l'invio delle requisizioni, la ricezione dell'inventario, la distribuzione dei consumabili, la riconciliazione della fatturazione e i resi degli articoli. Tutto il personale ricevette una formazione specifica per ruolo prima che il sistema entrasse in funzione. Durante le prime due settimane dopo l'implementazione sono stati condotti briefing operativi giornalieri per affrontare questioni tecniche e di workflow.
Per questo studio, l'errore di consegna è stato definito come qualsiasi discrepanza tra consumabili richiesti e consegnati, inclusi disallineamenti in quantità, specifica o tipo di articolo. L'uso irrazionale si riferisce all'utilizzo dei consumabili incoerente con gli standard di consumo dipartimentali o con le indicazioni cliniche. Gli incidenti di integrità includevano imballaggi compromessi, documentazione incompleta e fallimenti nella tracciabilità dei consumabili. Le anomalie di dispensazione sono state definite come irregolarità durante il processo di dispensazione, inclusi elementi non corrispondenti, elementi mancanti o discrepanze nella documentazione.
5. Fonti di dati e criteri di idoneità
Il carico di lavoro del personale e la soddisfazione del servizio sono stati valutati utilizzando indagini settimanali somministrate a tutto il personale coinvolto nella gestione dei consumabili all'interno del Dipartimento di Stomatologia (N = 18). Durante il periodo di osservazione di 52 settimane sono stati condotti sondaggi.
Il numero massimo di osservazioni del sondaggio è stato di 468 per periodo di studio (18 membri dello staff × 26 settimane). Durante la fase pre-implementazione, sono stati completati 448 questionari su 468 (95,7%), rispetto a 452 su 468 questionari (96,6%) nella fase post-implementazione.
Il carico di lavoro del personale è stato valutato utilizzando registri di tempo settimanali strutturati che documentano le ore dedicate ad attività relative ai consumabili, inclusa la preparazione delle richieste, la ricezione delle scorte, la riconciliazione manuale, la gestione delle scadenze e la documentazione amministrativa. Il carico di lavoro settimanale è stato calcolato come il numero medio di ore settimanali tra i dipendenti interventivi.
Il tasso di errore di consegna è stato calcolato utilizzando la seguente equazione:
Tasso di errore di consegna (%) = (Numero di eventi di erogazione errati ÷ Totale degli eventi di erogazione) × 100
La soddisfazione del servizio è stata valutata utilizzando un questionario di cinque item punteggiato su una scala 0–100 che ha valutato la tempestività della consegna, l'accuratezza della dispensazione, la disponibilità del prodotto, la comodità del flusso di lavoro di richiesta e la soddisfazione complessiva nella gestione dei consumabili. I punteggi settimanali di soddisfazione sono stati calcolati come il punteggio medio degli item completati.
Poiché misurazioni ripetute sono state ottenute dallo stesso personale, il carico di lavoro e gli esiti di soddisfazione sono stati aggregati a livello settimanale prima dell'analisi statistica per evitare di considerare le risposte ripetute come osservazioni indipendenti.
6. Analisi statistica
Tutte le analisi statistiche sono state effettuate utilizzando il software R (versione 4.3.1). Le variabili continue sono state riportate come media ± deviazione standard o intervallo mediano e interquartile, a seconda dei conti. Le variabili categoriche sono state riassunte usando frequenze e percentuali.
Quando le assunzioni di normalità sono state soddisfatte, sono stati utilizzati test t accoppiati per confrontare i risultati continui prima e dopo l'implementazione. Altrimenti, furono applicati i test di grado con segni Wilcoxon. Per risultati proporzionali, sono stati utilizzati test z a due proporzioni o test esatti di Fisher, a seconda del conteggio cellulare atteso.
Sono state predefinite analisi di regressione multivariabile per adeguare le potenziali variabili di confusione. Modelli di regressione lineare sono stati utilizzati per valutare il tempo medio settimanale di consegna, con lo stato di implementazione come variabile indipendente primaria e il volume consumabile settimanale e la frequenza delle visite cliniche inclusi come covariate. Sono stati utilizzati modelli di regressione logistica per valutare gli eventi di errore di consegna, aggiustando per lo stato di implementazione, il volume settimanale di consumabili e la categoria dell'articolo. Sono stati riportati odds ratio (OR) e intervalli di confidenza (IC) al 95%.
Per gli esiti con aggregazione mensile e punti temporali sufficienti, è stata eseguita un'analisi di regressione segmentata a serie temporali interrotte utilizzando il seguente modello:
Yt = β0 + β1(Tempo) + β2(Intervento) + β3(Tempo dopo l'intervento) + εt
Dove Yt rappresenta l'esito nel punto temporale t; Timet rappresenta la sequenza temporale continua; Interventiont rappresenta i periodi pre-implementazione (0) e post-implementazione (1); Il tempo dopo Interventiont rappresenta il tempo trascorso dopo l'implementazione della SPD; e εt rappresenta il termine di errore.
L'autocorrelazione è stata valutata utilizzando la statistica Durbin–Watson, e sono stati applicati errori standard di Newey–West quando è stata rilevata l'autocorrelazione. La significanza statistica è stata definita come un valore p bilaterale < 0,05. Per le analisi di regressione segmentata, sono stati riportati coefficienti di regressione (β), errori standard (SE) e intervalli di confidenza (IC) al 95% sia per i cambiamenti immediati di livello (β2) sia per i cambiamenti di pendenza post-intervento (β3).