Implementação de um Modelo Digital de Logística SPD em um Departamento de Estomatologia: Um Estudo Quase-Experimental

Resumo

Este estudo descreve a implementação e avaliação de um modelo logístico de Suprimentos–Processamento–Distribuição (SPD) operado por hospitais para a gestão de consumíveis médicos em um departamento de estomatologia. O fluxo de trabalho integrado do SPD melhorou a rastreabilidade dos consumíveis, a governança de estoque, a eficiência da entrega, a gestão da carga de trabalho e a padronização operacional por meio da coordenação logística digital habilitada por código de barras.

Resumo

A gestão eficiente dos consumíveis médicos é essencial para manter a segurança do paciente, eficiência do fluxo de trabalho e sustentabilidade financeira em ambientes hospitalares. No entanto, muitos departamentos continuam a depender de processos descentralizados e baseados em papel de coordenação de estoque, o que pode aumentar erros de dispensação, carga de trabalho administrativa e custos de estoque. Este estudo avaliou a implementação de um modelo de gestão logística de Suprimentos, Processamento e Distribuição (SPD) operado pelo hospital no Departamento de Estomatologia de um hospital terciário. Foi utilizado um desenho pré-pós-experimental quase experimental, incluindo um período de linha de base de 6 meses (janeiro–junho de 2023) e um período pós-implementação de 6 meses (julho–dezembro de 2023). O modelo SPD integrava armários inteligentes de armazenamento habilitados por código de barras, gerenciamento padronizado de consumíveis e dados mestres e conectividade bidirecional com o sistema de informação hospitalar. Os principais resultados operacionais incluíram taxa de erro na entrega, tempo de entrega, carga de trabalho da equipe, satisfação do serviço e ocupação de capital de estoque. Foram realizadas regressões multivariáveis e análises de séries temporais interrompidas. Um total de 31.248 eventos de dispensação foi avaliado. Após a implementação do SPD, as taxas de erro na entrega diminuíram de 2,00% para 0,50%, e o tempo médio de entrega foi significativamente reduzido. A carga de trabalho da equipe diminuiu, enquanto a satisfação com o serviço melhorou após a implementação. A ocupação mensal de capital de estoque também caiu substancialmente, com análises de séries temporais interrompidas demonstrando mudanças significativas de nível e tendência pós-implementação. A implementação do modelo SPD operado pelo hospital esteve associada a maior eficiência operacional, rastreabilidade de consumíveis, padronização de fluxos de trabalho e gestão de estoque dentro do departamento de estomatologia. Os achados apoiam o valor potencial de sistemas de governança logística digitalmente integrados para otimizar a gestão de consumíveis hospitalares e reduzir interrupções no fluxo de trabalho durante operações clínicas rotineiras.

Introdução

Consumíveis médicos são essenciais para as operações hospitalares, e sua gestão eficaz influencia diretamente a segurança do paciente, a sustentabilidade financeira e a eficiência do fluxo de trabalho clínico. A governança de estoque nas cadeias de suprimentos hospitalares é inerentemente complexa devido à alta diversidade de produtos, demanda flutuante, materiais sensíveis à expiração e supervisão^{regulatória 1,2}. A gestão inadequada dos consumíveis pode contribuir para a escassez de estoques, atrasos na entrega, aumento da carga de trabalho manual, obsolescência de estoque e erros de documentação, todos os quais podem afetar negativamente o desempenho operacional e a continuidade do cuidado clínico.

Nos últimos anos, as instituições de saúde têm adotado cada vez mais tecnologias digitais de cadeia de suprimentos para melhorar a rastreabilidade de estoques, a responsabilidade e a eficiência operacional. Sistemas automatizados de dispensação, rastreamento habilitado por código de barras, identificação por radiofrequência (RFID) e integração com sistemas de informação hospitalar (HIS) têm sido associados a melhorias na confiabilidade do fluxo de trabalho, rastreabilidade e desempenho na gestão de^{estoque 3,4}. No entanto, muitos estudos anteriores focaram principalmente em tecnologias isoladas de monitoramento de estoques, em vez de sistemas integrados de gestão logística. Em contraste, os modelos logísticos de Suprimentos–Processamento–Distribuição (SPD) representam estruturas operacionais mais amplas que combinam coordenação centralizada de consumíveis, padronização de fluxos de trabalho, rastreabilidade digital, governança de reabastecimento e integração entre processos clínicos e de gestão de suprimentos. Assim, o presente estudo vai além do rastreamento digital convencional de inventário, avaliando o impacto operacional real de um modelo integrado de SPD operado por hospital dentro de um departamento de estomatologia clínica.

Embora a maior parte da literatura publicada tenha se concentrado em sistemas de gerenciamento de medicamentos, abordagens semelhantes de governança digital também podem melhorar o gerenciamento de consumíveis médicos por meio da captura de transações em tempo real, governança padronizada de dados mestres e processos automatizados de conciliação. Estudos operacionais recentes relataram que a digitalização das cadeias de suprimentos hospitalares pode melhorar a visibilidade do estoque, reduzir o desperdício, fortalecer a resiliência operacional e apoiar a contenção de custos ^2,5. Além disso, a integração entre sistemas de inventário no ponto de atendimento e plataformas centralizadas de compras ou gestão financeira tem sido associada a uma melhor coordenação do fluxo de materiais e à redução da ocupação de capital^{de estoque 1,2}. Apesar do crescente interesse na digitalização da logística em saúde, relativamente poucos estudos empíricos avaliaram sistemas SPD operados por hospitais para manejo de consumíveis em departamentos clínicos especializados como estomatologia.

O departamento de estomatologia foi escolhido como ambiente de implementação porque apresenta desafios distintos de gestão de consumíveis em comparação com muitas outras unidades hospitalares. As atividades clínicas diárias envolvem uso frequente de diversos itens consumíveis, distribuição frequente em pequenos lotes, rápida rotação de materiais e rigorosos requisitos de rastreabilidade para controle de infecções e segurança procedimental. Essas características operacionais tornam os departamentos de estomatologia particularmente adequados para avaliar sistemas integrados de gestão logística SPD.

Poucos estudos anteriores combinaram avaliação operacional quase experimental com análise de séries temporais interrompidas para avaliar os efeitos da implementação do SPD no desempenho logístico departamental. Portanto, o presente estudo avaliou a implementação de um modelo logístico de SPD operado por hospitais no Departamento de Estomatologia de um hospital terciário. Foi hipotetizado que a implementação do SPD estaria associada à redução de erros de entrega, melhoria da eficiência da entrega, menor carga de trabalho de pessoal, maior satisfação no serviço e redução da ocupação de capital de estoque. Utilizando períodos pré-pós-comparação pré-definidos e análises de regressão segmentadas e multivariáveis, este estudo teve como objetivo fornecer evidências operacionais reprodutíveis sobre a governança de consumíveis baseados em DPS em um ambiente clínico do mundo real.

Do ponto de vista da gestão das operações em saúde, os sistemas SPD podem apoiar a coordenação da cadeia de suprimentos, rastreabilidade de consumíveis, padronização de fluxos de trabalho e governança da logística digital em ambientes hospitalares. Modelos integrados de gestão logística podem facilitar o monitoramento em tempo real, processos padronizados de reabastecimento e melhor coordenação entre profissionais clínicos e de gestão de suprimentos. Assim, este estudo contribui com evidências práticas para a literatura sobre gestão logística hospitalar, melhoria da qualidade da saúde e transformação digital, avaliando o impacto operacional de um modelo integrado de logística SPD na prática clínica rotineira. O estudo avaliou principalmente os resultados de desempenho operacional após a implementação do SPD, ao mesmo tempo em que examinou o papel da governança digital e da padronização de fluxos de trabalho na melhoria da eficiência da gestão de consumíveis.

Protocolo

1. Aprovação ética e conformidade regulatória

Este estudo foi conduzido como uma iniciativa hospitalar de melhoria da qualidade e avaliação operacional dentro do Departamento de Estomatologia do Hospital Popular de Guigang. A aprovação ética foi obtida do Comitê de Ética do Hospital Popular de Guigang (Aprovação nº GGPH-2022-061; aprovado em 15 de dezembro de 2022). O comitê de ética aprovou a análise dos dados de dispensação, gestão de inventário e sistemas logísticos extraídos dos sistemas de informação institucionais. Como nenhuma informação identificável do paciente foi coletada, o consentimento informado de cada paciente foi dispensado. As pesquisas de carga de trabalho e satisfação com o serviço foram realizadas voluntária e anonimamente. A preenchimento do questionário foi considerada consentimento implícito para participar. As respostas da pesquisa foram agregadas antes da análise e nenhuma informação pessoalmente identificável foi coletada. Os questionários de carga de trabalho e satisfação foram desenvolvidos usando indicadores operacionais rotineiros do departamento para a avaliação da gestão de consumíveis. Os itens do questionário foram revisados por supervisores departamentais e testados em piloto para clareza e viabilidade antes da implementação. As ferramentas de pesquisa usadas neste protocolo estão listadas na Tabela de Materiais.

2. Estrutura de desenho e relatórios de estudos

Este estudo pré-pós-experimental quase-experimental de centro único avaliou a implementação de um modelo de gestão logística de Suprimentos–Processamento–Distribuição (SPD) operado pelo hospital para consumíveis médicos no Departamento de Estomatologia do Hospital Popular de Guigang (Guangxi, China). O período de pré-implementação se estendeu de 1º de janeiro de 2023 até 30 de junho de 2023, e o período pós-implementação estendeu-se de 1º de julho de 2023 até 31 de dezembro de 2023. O sistema SPD entrou em operação em 1º de julho de 2023. O estudo, portanto, incluiu 52 semanas de observação, compreendendo 26 semanas pré-implementação e 26 semanas pós-implementação.

Este estudo de melhoria da qualidade foi reportado de acordo com^as diretrizes 6 dos Padrões para Excelência em Relatórios de Melhoria da Qualidade (SQUIRE 2.0) e, quando aplicável, as recomendações STROBE (Strengthening the Reporting of Observational Studies in^{Epidemiology) 7}. A regressão segmentada em séries temporais interrompidas (ITS) foi pré-especificada para desfechos com agregação mensal e observações longitudinais suficientes (≥12 pontos de tempo totais⁾⁸. A análise ITS foi selecionada porque a intervenção ocorreu em um ponto institucional claramente definido e porque o método é adequado para avaliar intervenções operacionais longitudinais em ambientes reais de saúde.

3. Ambientação

O estudo foi realizado no Departamento de Estomatologia de um hospital terciário, com aproximadamente 2.400 consultas ambulatoriais e 180 procedimentos odontológicos menores por mês. Os consumíveis incluíam itens clínicos e procedimentais rotineiramente usados pelo sistema SPD durante o período do estudo, incluindo materiais odontológicos descartáveis, consumíveis diagnósticos, itens de suporte ao tratamento e consumíveis sensíveis à temperatura que exigem condições de armazenamento monitoradas.

Antes da implementação do SPD, a gestão de consumíveis dependia de um sistema de informação hospitalar (HIS) incompleto, locais descentralizados de estoque, procedimentos manuais de requisição, reconciliação de inventário assistida por planilhas e contagens periódicas de inventário realizadas manualmente.

4. Intervenção: Modelo logístico do SPD operado por hospitais

A intervenção consistiu na implementação de um modelo de gestão logística SPD operado pelo hospital, integrando infraestrutura de software, sistemas de hardware habilitados para código de barras e fluxos de trabalho de governança operacional.

Foi formada uma equipe de implementação do SPD, composta por um líder de projeto, dois oficiais de compras, dois gerentes de armazém, um engenheiro de tecnologia da informação e um supervisor de qualidade. Parâmetros padronizados de dados mestres do item — incluindo identificadores únicos, informações de fornecedores, preços, requisitos de armazenamento, parâmetros de expiração e codificação de código de barras — foram configurados dentro da plataforma SPD.

A sincronização bidirecional entre o sistema SPD e o HIS foi implementada para permitir a sincronização em tempo real de requisições, registros de movimentação de estoque, documentação de dispensação e reconciliação de faturamento.

Armários inteligentes de armazenamento com código de barras foram instalados em áreas clínicas para apoiar a redução automatizada de estoque durante a dispensação de consumíveis. Os funcionários relevantes receberam treinamento padronizado sobre fluxo de trabalho antes da implementação. A conformidade com os fluxos de trabalho do SPD era monitorada por meio de supervisão rotineira do departamento e procedimentos de rastreabilidade baseados em sistemas.

Consumíveis sensíveis à temperatura foram armazenados em unidades de refrigeração monitoradas de acordo com os requisitos institucionais de armazenamento. As temperaturas de refrigeração eram rotineiramente monitoradas para manter os intervalos de armazenamento recomendados, e desvios eram gerenciados de acordo com os protocolos de governança dos consumíveis departamentais.

O controle de acesso baseado em funções (RBAC) foi implementado para restringir o acesso ao sistema SPD a pessoal autorizado. Antes da ativação do sistema, foram realizados dois testes de simulação de ciclo completo, incluindo envio de requisições, recebimento de estoque, dispensação de consumíveis, conciliação de faturamento e devoluções de items. Todo o pessoal recebeu treinamento específico para funções antes do sistema entrar em funcionamento. Briefings operacionais diários foram realizados nas duas primeiras semanas após a implementação para tratar questões técnicas e de fluxo de trabalho.

Neste estudo, erro de entrega foi definido como qualquer discrepância entre consumíveis solicitados e entregues, incluindo descorrespondências em quantidade, especificação ou tipo de item. Uso irracional refere-se à utilização de consumíveis inconsistente com os padrões de consumo departamentais ou indicações clínicas. Incidentes de integridade incluíram embalagens comprometidas, documentação incompleta e falhas na rastreabilidade de consumíveis. Anomalias de dispensação foram definidas como irregularidades durante o processo de dispensação, incluindo itens incompatíveis, itens ausentes ou discrepâncias documentais.

5. Fontes de dados e critérios de elegibilidade

A carga de trabalho da equipe e a satisfação com o serviço foram avaliadas por meio de pesquisas semanais aplicadas a todo o pessoal envolvido na gestão de consumíveis dentro do Departamento de Estomatologia (N = 18). Pesquisas foram realizadas durante todo o período de observação de 52 semanas.

O número máximo de observações da pesquisa foi de 468 por período de estudo (18 funcionários × 26 semanas). Durante a fase pré-implementação, 448 dos 468 questionários foram preenchidos (95,7%), em comparação com 452 dos 468 questionários (96,6%) na fase pós-implementação.

A carga de trabalho da equipe foi avaliada usando registros estruturados semanais de tempo que documentam as horas gastas em atividades relacionadas a consumíveis, incluindo preparação de requisições, recebimento de estoques, conciliação manual, gestão de expiração e documentação administrativa. A carga semanal de trabalho foi calculada como a média de horas por semana entre os funcionários que responderam.

A taxa de erro de entrega foi calculada usando a seguinte equação:

Taxa de Erro de Entrega (%) = (Número de Eventos de Dispensação Incorretos ÷ Total de Eventos de Dispensação) × 100

A satisfação do serviço foi avaliada por meio de um questionário de cinco itens pontuado em uma escala de 0 a 100, que avaliou a pontualidade da entrega, a precisão da dispensação, a disponibilidade do produto, a conveniência do fluxo de trabalho de requisição e a satisfação geral da gestão de consumíveis. As pontuações semanais de satisfação foram calculadas como a média dos itens concluídos.

Como medições repetidas foram obtidas do mesmo pessoal, os resultados da carga de trabalho e da satisfação foram agregados em nível semanal antes da análise estatística para evitar tratar respostas repetidas como observações independentes.

6. Análise estatística

Todas as análises estatísticas foram realizadas usando o software R (versão 4.3.1). As variáveis contínuas foram relatadas como média ± desvio padrão ou mediana e intervalo interquartil, conforme apropriado. As variáveis categóricas foram resumidas usando frequências e percentagens.

Quando as suposições de normalidade foram atendidas, testes t pareados foram usados para comparar resultados contínuos antes e depois da implementação. Caso contrário, foram aplicados testes de patente por assinatura Wilcoxon. Testes z de duas proporções ou testes exatos de Fisher foram usados para resultados proporcionais, dependendo da contagem celular esperada.

Análises de regressão multivariável foram pré-especificadas para ajustar as possíveis variáveis de confusão. Modelos de regressão linear foram usados para avaliar o tempo médio semanal de entrega, com status de implementação como variável independente primária e volume semanal de consumíveis e frequência de visitas clínicas incluídos como covariáveis. Modelos de regressão logística foram usados para avaliar eventos de erro de entrega, ajustando pelo status de implementação, volume semanal de consumíveis e categoria de itens. Foram relatados odds ratios ajustados (ORs) e intervalos de confiança (ICs) de 95%.

Para resultados com agregação mensal e pontos de tempo suficientes, foi realizada uma análise de regressão segmentada em séries temporais interrompidas usando o seguinte modelo:

Yt = β0 + β1(Timet) + β2(Interventiont) + β3(Time After Interventiont) + εt

Onde Yt representa o resultado no ponto de tempo t; O timeto representa a sequência contínua de tempo; Interventiont representa os períodos pré-implementação (0) e pós-implementação (1); Tempo Após a Intervenção representa o tempo decorrido após a implementação da DPS; e εt representa o termo de erro.

A autocorrelação foi avaliada usando a estatística Durbin–Watson, e erros padrão de Newey–West foram aplicados quando a autocorrelação foi detectada. A significância estatística foi definida como um valor-p bilateral < 0,05. Para análises de regressão segmentadas, coeficientes de regressão (β), erros padrão (SEs) e intervalos de confiança (ICs) de 95% foram relatados tanto para mudanças imediatas de nível (β2) quanto para mudanças de inclinação pós-intervenção (β3).

Resultados

Atividade e volume de estudo
A atividade clínica permaneceu estável durante todo o período do estudo, sugerindo que mudanças operacionais observadas dificilmente eram atribuíveis a diferenças no volume de pacientes. Pesquisas semanais foram aplicadas a 18 funcionários envolvidos na gestão de consumíveis. Dos 468 questionários possíveis por período de estudo, 448 foram preenchidos durante a fase pré-implementação (95,7%) e 452 durante a fase pós-implementação (96,6%). ...

Discussão

Nesta avaliação quase experimental de centro único, a implementação de um modelo de gestão logística de Suprimentos–Processamento–Distribuição (SPD) operado pelo hospital esteve associada a melhorias significativas no desempenho da gestão de consumíveis dentro do departamento de estomatologia. Após a implementação, as taxas de erro na entrega diminuíram substancialmente, o tempo de entrega foi reduzido, a carga de trabalho de pessoal associada à gestão de consumíveis diminuiu e as pontua...

Materiais

Lista de materiais utilizados neste artigo

Nome	Empresa	Número de catálogo	Comentários
Leitor de código de barras	Zebra Technologies	DS2208	Usado para escanear códigos de barras de itens durante a dispensação e reconciliação de estoque
Estação de trabalho de computador	Lenovo	ThinkCentre M720	Usado para acesso ao sistema SPD, entrada de dados e monitoramento
Sistema de Informação Hospitalar (HIS)	Departamento de Tecnologia da Informação do Hospital	N/A	Integrado com a plataforma SPD para sincronização bidirecional de requisições, faturamento e dados de inventário
Geladeira de grau médico	Haier Biomedical	HYC-390	Geladeira com monitoramento de temperatura para armazenamento de consumíveis médicos sensíveis à temperatura
Software estatístico R	Fundação R para Computação Estatística	Versão 4.3.1	Usado para análise estatística, incluindo regressão e análise de séries temporais interrompidas
Gabinete de armazenamento inteligente	HoloTech Medical Systems	SC-200	Gabinete habilitado para código de barras usado para armazenamento no ponto de atendimento e dedução automatizada de estoque
Plataforma de software de gerenciamento logístico SPD	Departamento de Tecnologia da Informação do Hospital	N/A	Software usado para gerenciamento de inventário, processamento de requisições e registro de transações de dispensação
Questionário de pesquisa de carga de trabalho e satisfação da equipe	Departamento de Estomatologia	N/A	Instrumento de pesquisa semanal usado para coletar horas de carga de trabalho da equipe e pontuações de satisfação