2.12: Defter

Defter, varlıklar, yükümlülükler, özkaynaklar, gelirler ve giderlerdeki değişiklikleri yansıtan bir hesaplar topluluğudur. Defterdeki her hesap, günlükteki girişlerin ilgili hesaplara aktarıldığı, deftere nakil adı verilen bir işlemle güncellenir. Olayların zamanlamasına odaklanan günlüğün aksine, defter kategorizasyonu vurgular. Bu, alacak hesapları veya pazarlama giderleri gibi belirli iş alanlarının zaman içinde nasıl geliştiğini analiz etmeyi kolaylaştırır.

Krediyle 10,000 ABD Doları değerinde ofis ekipmanı satın alan bir işletmeyi düşünün. Günlükte, bu işlem Ekipmana borç ve Borç Hesaplarına alacak ile kaydedilecektir. Deftere nakledildikten sonra, bu değerler her iki genel muhasebe hesabındaki bakiyeleri güncelleştirir. Ekipman hesabı varlık büyümesini gösterirken, Borç Hesapları şirketin artan yükümlülüklerini yansıtır.

Her defter hesabı, bilanço ve gelir tablosu gibi mali tabloların hazırlanmasına yardımcı olan bir cari bakiye tutar. Defter, finansal verileri bu şekilde düzenleyerek hem iç karar almayı hem de dış raporlamayı destekleyerek iş performansının hassasiyet ve tutarlılıkla izlenebilmesini sağlar.

Ek olarak, ayrıntılı defterin tutulması, her büyüklükteki işletme için kritik işlevler olan denetimlere, hata tespitine ve mevzuat uyumluluğuna yardımcı olur.

Defter, bireysel hesaplar oluşturarak ve sürdürerek finansal işlemleri düzenleyen muhasebe sisteminin önemli bir parçasıdır.
İşlemler günlüğe kaydedildikten sonra, nakit, satış veya kira gibi her hesabın uygun şekilde güncellendiği genel muhasebeye nakledilir.
Defter, her hesabın zaman içindeki bakiyesini ve etkinliğini izlemeye yardımcı olur. İşletmenin farklı bölümlerinin nasıl performans gösterdiğine dair net bir görüş sağlar.
Örneğin, Pixel Corporation'ın verilen hizmetler için üç bin dolar aldığını varsayalım. Bu işlem iki hesabı etkiler.
Kasa hesabı üç bin dolar, Hizmet Geliri hesabı da aynı miktarda artar.
Bu girişler ilgili defter hesaplarına kaydedilir.
Her hesap, finansal faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve raporların hazırlanmasını kolaylaştıran bir cari bakiye gösterir.
Defter, mali kayıtlarda doğruluk ve tutarlılık sağlarken mali tabloların oluşturulması için de gereklidir.
Kısacası defter, bilinçli iş kararlarını ve finansal şeffaflığı desteklemek için verileri düzenler.