2.14: Kayıt Süreci

Doğru finansal raporlama, iyi organize edilmiş bir kayıt süreciyle başlar. Muhasebede mali tabloların güvenilirliği, işlemlerin ne kadar tutarlı ve kesin bir şekilde belgelendiğine bağlıdır. Bu temel aşama, işletmelerin belirli bir dönemdeki finansal faaliyetlerinin tüm kapsamını yakalamasını sağlar.

İşlemden yevmiye kaydına

Her işlem, ticari faaliyeti doğrulayan fatura, satış makbuzu veya sözleşme gibi bir kaynak belgeyle başlar. Tanımlandıktan sonra, işlemler sınıflandırılır ve kronolojik olarak yevmiye defterine kaydedilir. Günlüğe kaydetme olarak bilinen bu adım, muhasebe denkleminde dengeyi korumak için her girişin eşit değerde karşılık gelen bir borç ve alacaka sahip olduğu çift giriş sistemini uygular. Örneğin, bir şirket krediyle 5,000 ABD Doları değerinde ofis ekipmanı satın alırsa, Ofis Ekipmanı hesabını borçlandıracak ve Borç Hesaplarını alacaklandıracaktır. Bu, hem varlıklardaki artışı hem de buna karşılık gelen yükümlülüğü yansıtır.

Deftere Deftere Nakil

Günlüğe kaydedildikten sonra, her işlem tek tek genel muhasebe hesaplarına aktarılır veya deftere nakledilir. Bu hesaplar, cari bir bakiye sağlamak için benzer işlemleri bir araya getirerek nakit, envanter veya borçlar gibi belirli kategorilere ilişkin bilgiler sunar. Defter, toplam borçların tüm hesaplardaki toplam kredilerle eşleştiğini doğrulamak için kullanılan mizanların hazırlanmasında merkezi referans görevi görür.

Bu süreç, gelir tablosu, bilanço ve nakit akış tablosu gibi doğru mali tabloların derlenmesine temel oluşturarak şeffaflığı ve iç tutarlılığı sağlar. Zamanla, sistematik bir kayıt sürecine bağlılık, mevzuat uyumluluğunu destekler ve güvenilir finansal içgörüler yoluyla stratejik karar almaya yardımcı olur.

Muhasebede kayıt süreci, bir işletmenin finansal faaliyetlerinin doğru ve sistematik bir şekilde izlenmesine yardımcı olur.
Tüm ticari işlemler, mali kayıtların eksiksiz ve zamanında tutulması için hesap yılı boyunca kaydedilir.
Örneğin Pixel Corporation, krediyle iki bin dolar değerinde hammadde satın aldı. Tedarikçinin faturası kaynak belge görevi görür.
İşlemin kanıtını sağlar ve tarih, tutar ve ödeme koşulları gibi önemli ayrıntıları içerir.
İşlem, faturaya göre günlüğe kaydedilir. Bu adıma günlük tutma denir. Hammadde hesabı iki bin dolar borçlandırılır ve Borç Hesapları hesabı aynı tutarda alacaklandırılır.
Sonraki adım, yevmiye kaydını genel muhasebeye nakletmektir. Hammadde hesabı iki bin dolarlık bir borç gösterir ve Borç Hesapları hesabı iki bin dolarlık bir alacak gösterir.
İşletmeler, işlemleri yevmiye defterine kaydederek ve daha sonra bunları deftere aktararak, mizanı ve nihayetinde mali tabloları hazırlamak için güvenilir bir temel oluşturur.