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1. Aprobación ética y cumplimiento normativo
Este estudio se llevó a cabo como una iniciativa hospitalaria de mejora de la calidad y evaluación operativa dentro del Departamento de Estomatología del Hospital Popular de Guigang. Se obtuvo la aprobación ética del Comité de Ética del Hospital Popular de Guigang (Aprobación nº GGPH-2022-061; aprobado el 15 de diciembre de 2022). El comité de ética aprobó el análisis de los datos de dispensación, gestión de inventarios y sistemas logísticos extraídos de los sistemas de información institucional. Como no se recopiló información identificable de los pacientes, se renunció al consentimiento informado de cada paciente. Las encuestas de carga de trabajo del personal y satisfacción con el servicio se realizaron de forma voluntaria y anónima. La finalización del cuestionario se consideró consentimiento implícito para participar. Las respuestas a la encuesta se agregaron antes del análisis y no se recopiló información personal identificable. Los cuestionarios de carga de trabajo y satisfacción se desarrollaron utilizando indicadores operativos rutinarios del departamento para la evaluación de la gestión de consumibles. Los ítems del cuestionario fueron revisados por supervisores departamentales y probados en piloto para comprobar su claridad y viabilidad antes de la implementación. Las herramientas de investigación utilizadas en este protocolo se enumeran en la Tabla de Materiales.
2. Diseño de estudios y marco de informes
Este estudio cuasi-experimental pre-post-post-centro único evaluó la implementación de un modelo de gestión logística de Suministro, Procesamiento-Distribución (SPD) operado por el hospital para consumibles médicos en el Departamento de Estomatología del Hospital Popular de Guigang (Guangxi, China). El periodo previo a la implementación se extendió desde el 1 de enero de 2023 hasta el 30 de junio de 2023, y el periodo posterior a la implementación desde el 1 de julio de 2023 hasta el 31 de diciembre de 2023. El sistema SPD entró en funcionamiento el 1 de julio de 2023. Por tanto, el estudio incluyó 52 semanas de observación, que comprendieron 26 semanas previas a la implementación y 26 semanas posteriores a la implementación.
Este estudio de mejora de calidad se informó conforme a las directrices de los Estándares para la Excelencia en la Mejora de la Calidad en la Reporte (SQUIRE 2.0)6 y, cuando correspondió, las recomendaciones STROBE (Fortalecimiento de la Reporte de Estudios Observacionalesen Epidemiología) 7. Se preespecificó regresión segmentada en series temporales interrumpidas (ITS) para los resultados con agregación mensual y observaciones longitudinales suficientes (≥12 puntos de tiempo total)8. El análisis ITS se seleccionó porque la intervención se realizó en un punto de implementación institucional claramente definido y porque el método es adecuado para evaluar intervenciones operativas longitudinales en entornos sanitarios reales.
3. Ambientación
El estudio se llevó a cabo en el Departamento de Estomatología de un hospital terciario, con aproximadamente 2.400 consultas externas y 180 procedimientos dentales menores al mes. Los consumibles incluían artículos clínicos y procedimentales usados rutinariamente gestionados a través del sistema SPD durante el periodo del estudio, incluyendo materiales dentales desechables, consumibles diagnósticos, artículos de apoyo al tratamiento y consumibles sensibles a la temperatura que requieren condiciones de almacenamiento monitorizadas.
Antes de la implementación del SPD, la gestión de consumibles se basaba en un sistema de información hospitalaria (HIS) incompleto, ubicaciones descentralizadas de stock, procedimientos manuales de requisición, conciliación de inventarios asistida por hojas de cálculo y recuentos periódicos de inventario realizados manualmente.
4. Intervención: Modelo logístico SPD operado por hospitales
La intervención consistió en la implementación de un modelo de gestión logística SPD operado por el hospital que integraba infraestructura de software, sistemas de hardware habilitados con códigos de barras y flujos de trabajo de gobernanza operativa.
Se estableció un equipo de implementación de SPD, compuesto por un líder de proyecto, dos responsables de adquisiciones, dos gerentes de almacén, un ingeniero de tecnología de la información y un supervisor de calidad. Los parámetros estandarizados de los datos maestros del artículo —incluyendo identificadores únicos de artículos, información de proveedores, precios, requisitos de almacenamiento, parámetros de caducidad y codificación de códigos de barras— se configuraron dentro de la plataforma SPD.
Se implementó la sincronización bidireccional entre el sistema SPD y el HIS para permitir la sincronización en tiempo real de las requisiciones, registros de movimiento de inventario, documentación de dispensación y conciliación de facturación.
Se instalaron armarios inteligentes de almacenamiento con código de barras en las áreas clínicas para facilitar la reducción automatizada de stock durante la dispensación de consumibles. El personal relevante recibió formación estandarizada en flujo de trabajo antes de la implementación. El cumplimiento de los flujos de trabajo SPD se monitorizaba mediante supervisión rutinaria del departamento y procedimientos de trazabilidad basados en sistemas.
Los consumibles sensibles a la temperatura se almacenaban en unidades de refrigeración monitorizadas conforme a los requisitos institucionales de almacenamiento. Las temperaturas de refrigeración se monitorizaban rutinariamente para mantener los rangos de almacenamiento recomendados, y las desviaciones se gestionaban de acuerdo con los protocolos de gobernanza de consumibles departamentales.
Se implementó el control de acceso basado en roles (RBAC) para restringir el acceso al sistema SPD al personal autorizado. Antes de la activación del sistema, se realizaron dos pruebas de simulación de ciclo completo, incluyendo la presentación de requisiciones, recepción de inventario, dispensación de consumibles, conciliación de facturación y devoluciones de artículos. Todo el personal recibió formación específica por rol antes de que el sistema entrara en funcionamiento. Durante las dos primeras semanas tras la implementación se realizaron sesiones operativas diarias para abordar cuestiones técnicas y de flujo de trabajo.
En este estudio, el error de entrega se definió como cualquier discrepancia entre los consumibles solicitados y entregados, incluyendo desajustes en cantidad, especificación o tipo de artículo. El uso irracional se refiere a la utilización de consumibles incompatible con los estándares de consumo departamentales o las indicaciones clínicas. Los incidentes de integridad incluyeron embalajes comprometidos, documentación incompleta y fallos en la trazabilidad de los consumibles. Las anomalías de dispensación se definieron como irregularidades durante el proceso de dispensación, incluyendo elementos desajustados, elementos faltantes o discrepancias en la documentación.
5. Fuentes de datos y criterios de elegibilidad
La carga de trabajo del personal y la satisfacción con el servicio se evaluaron mediante encuestas semanales administradas a todo el personal implicado en la gestión de consumibles dentro del Departamento de Estomatología (N = 18). Se realizaron encuestas durante el periodo de observación de 52 semanas.
El número máximo de observaciones de la encuesta fue de 468 por periodo de estudio (18 empleados × 26 semanas). Durante la fase previa a la implementación, se completaron 448 de 468 cuestionarios (95,7%), en comparación con 452 de 468 cuestionarios (96,6%) durante la fase posterior a la implementación.
La carga de trabajo del personal se evaluó utilizando registros de tiempo semanales estructurados que documentaban las horas dedicadas a actividades relacionadas con consumibles, incluyendo la preparación de requisiciones, recepción de stock, conciliación manual, gestión de expiraciones y documentación administrativa. La carga de trabajo semanal se calculó como el número medio de horas semanales entre el personal que respondió.
La tasa de error en la entrega se calculó usando la siguiente ecuación:
Tasa de error en la entrega (%) = (Número de eventos de dispensación erróneos ÷ total de eventos de dispensación) × 100
La satisfacción del servicio se evaluó mediante un cuestionario de cinco ítems puntuados en una escala de 0 a 100 que evaluó la puntualidad de entrega, la precisión en la dispensación, la disponibilidad de productos, la conveniencia en el flujo de trabajo de requisición y la satisfacción general en la gestión de consumibles. Las puntuaciones semanales de satisfacción se calcularon como la media de ítem completado.
Como se obtuvieron mediciones repetidas del mismo personal, la carga de trabajo y los resultados de satisfacción se agregaron a nivel semanal antes del análisis estadístico para evitar tratar las respuestas repetidas como observaciones independientes.
6. Análisis estadístico
Todos los análisis estadísticos se realizaron utilizando el software R (versión 4.3.1). Las variables continuas se informaron como media ± desviación estándar o rango mediano e intercuartíl, según correspondá. Las variables categóricas se resumieron usando frecuencias y porcentajes.
Cuando se cumplieron las suposiciones de normalidad, se utilizaron pruebas t emparejadas para comparar resultados continuos antes y después de la implementación. En caso contrario, se aplicaron pruebas de rango con signos de Wilcoxon. Se utilizaron pruebas z de dos proporciones o pruebas exactas de Fisher para resultados proporcionales, dependiendo del recuento celular esperado.
Se especificaron análisis de regresión multivariables para ajustar las posibles variables de confusión. Se utilizaron modelos de regresión lineal para evaluar el tiempo medio semanal de entrega, con el estado de implementación como variable independiente principal y el volumen consumible semanal y la frecuencia de visitas clínicas incluidos como covariables. Se utilizaron modelos de regresión logística para evaluar los eventos de error de entrega, ajustando por el estado de implementación, el volumen semanal de consumibles y la categoría de artículos. Se informaron razones de probabilidades ajustadas (OR) e intervalos de confianza (IC) del 95%.
Para resultados con agregación mensual y suficientes puntos de tiempo, se realizó un análisis de regresión segmentada en serie temporal interrumpida utilizando el siguiente modelo:
Yt = β0 + β1(Timet) + β2(Interventiont) + β3(Time After Interventiont) + εt
Donde Yt representa el resultado en el momento t; Timet representa la secuencia temporal continua; Interventiont representa los periodos pre-implementación (0) y post-implementación (1); El tiempo después de Interventiont representa el tiempo transcurrido tras la implementación de la SPD; y εt representa el término de error.
La autocorrelación se evaluó utilizando la estadística de Durbin–Watson, y se aplicaron errores estándar de Newey–West cuando se detectó la autocorrelación. La significación estadística se definió como un valor p bilateral < 0,05. Para análisis de regresión segmentada, se reportaron coeficientes de regresión (β), errores estándar (SE) e intervalos de confianza (IC) del 95% tanto para cambios inmediatos de nivel (β2) como para cambios posteriores a la intervención en la pendiente (β3).